Zu Beginn des neuen Jahres gibt uns die Gastautorin Gertruda Majewska einen Einblick in die Welt der Datenwolken. Wo Unternehmen diese sinnvoll und sicher einsetzen können, erfahren Sie im Beitrag.

Um die Aufmerksamkeit des Kunden zu gewinnen, ist eine Demonstration der konkreten Ausgestaltung von Ideen besonders effektiv. Infografiken und Tabellen sind in diesem Zusammenhang unverzichtbare Hilfsmittel, um den aktuellen Stand eines Projektes zu vermitteln. Werden die dazu notwendigen Dateien in der Cloud abgelegt, können sie jederzeit aufgerufen werden – auch vom mobilen Endgerät aus. Aktualisierungen in Echtzeit ermöglichen zudem eine ständige Überwachung des Projektfortschritts.

Datenwolke unterstützt Teamwork

Online Media Berater arbeiten häufig im Team: Insbesondere bei einer so kreativen Tätigkeit lassen sich hier die Synergie-Effekte mehrerer Spezialisten nutzen. Nicht jeder ist gleich gut darin, Texte zu erstellen oder Bilder für sich sprechen zu lassen – aber alle arbeiten für ein gemeinsames Ziel. Beim Arbeiten im Team kommt es allerdings leicht zu Problemen, die aus einer unvollständigen oder fehlenden Abstimmung resultieren: Um diese zu minimieren, werden üblicherweise regelmäßige Meetings abgehalten. So sinnvoll und notwendig diese Treffen auch sind: Nicht immer kann der Informationsaustausch bis zur nächsten Zusammenkunft warten. Hier kommt die Cloud zum Tragen: Der gemeinsame Datenspeicher sorgt dafür, dass gleichzeitig am selben Projekt gearbeitet werden kann. Änderungen werden in Echtzeit übertragen, sodass jedes Teammitglied stets über aktuelle Entwicklungen im Bilde ist. Zudem wird über die Datenwolke ein Verlust von Dateien verhindert: Weil die Daten auf Servern gesichert sind, ist ein Defekt eines Endgerätes unproblematisch. Darüber hinaus ist die Cloud einfach bedienbar; die Apps vieler Anbieter erlauben einen automatischen Upload der Dateien. Selbst ohne fundierte IT-Kenntnisse lässt sich die Arbeit so sichern.

Datenschutz gehört auf den Prüfstand

Die Speicherung in der Cloud bedeutet allerdings auch, dass sensible Daten in einen Server ausgelagert werden, der durch ein fremdes Unternehmen betrieben wird. Das Thema Datensicherheit spielt deshalb eine besonders große Rolle: Zum einen muss sichergestellt werden, dass die Rechte an den Dateien nicht an den Dienstleister abgetreten werden. Zum anderen sollte dieser durch eine Verschlüsselung gewährleisten, dass es durch Dritte nicht zum Datendiebstahl kommen kann. Viele Anbieter sind sich darüber im Klaren, dass Business-Kunden hierbei höhere Anforderungen an die Sicherheit stellen, als dies bei der privaten Nutzerschaft der Fall ist. Demzufolge sind Cloud-Services von Dropbox nicht uneingeschränkt empfehlenswert: Das Unternehmen hat in der Vergangenheit durch Sicherheitslücken gezeigt, dass der Datenschutz nicht im Fokus liegt.

Sensible Kundendaten ganzheitlich schützen

Ein Schutz sensibler Kundendaten kann natürlich nicht ausschließlich durch eine sichere Cloud erfolgen. Zur Abwehr von Trojanern, Würmern oder Malware ist ein ganzheitliches Sicherheitskonzept erforderlich, welches sowohl die eingesetzten Rechner als auch die Smartphones oder Tablets schützt. Der Einsatz einer leistungsfähigen Antivirus-Software für sämtliche Systeme ist deshalb unabdingbar. Obwohl sämtliche Entwickler ein hohes Schutzniveau versprechen, fallen die Unterschiede durchaus erheblich aus – weshalb eine objektive und unabhängige Vergleichsanalyse vor der Entscheidung für ein bestimmtes Produkt keinesfalls fehlen darf. Neben der gewährleisteten Sicherheit sollten dabei auch Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit und Performance Berücksichtigung finden.

Technische Umsetzung wichtiges Entscheidungskriterium

Bei der Auswahl des richtigen Cloud-Anbieters sollte hingegen auch auf eine gute Skalierbarkeit des Speicherplatzes geachtet werden. Weitet sich der Speicherbedarf aus, sollten sich die Kosten dafür nicht exponentiell erhöhen. Darüber hinaus muss eine Smartphone-App vorhanden sein, die die mobile Nutzung vereinfacht. Der Client für den Desktop-Rechner oder das Laptop muss ebenso problemlos funktionieren und nicht mit ständigen Synchronisierungsproblemen zu kämpfen haben. Kommt es dennoch einmal zu Schwierigkeiten, sollte der Support jederzeit erreichbar sein und schnell handeln. Am Ende sind es natürlich auch die Kosten, die bei der Wahl des Anbieters nicht unbeachtet bleiben dürfen. Wurde der richtige Dienstleister samt passendem Tarif gefunden, lässt sich der Workflow durch die Cloud erheblich erleichtern – und Abstimmungsprobleme im Team überwinden.
Autorin: Gertruda Majewska